Avvikelserutin

Från Miljoledning

Version från den 9 mars 2010 kl. 15.55 av Jonas Andréasson (Diskussion | bidrag)
(skillnad) ← Äldre version | Nuvarande version (skillnad) | Nyare version → (skillnad)
Hoppa till: navigering, sök

Syfte För att uppnå ständiga förbättringar säkerställer denna rutin att avvikelser följs upp genom korrigerande och förebyggande åtgärder som också dokumenteras.

Genomförande

Avvikelser

En avvikelse är en händelse eller ett agerande som:

  • strider mot policy, mål, handlingsplaner, rutiner eller lagar och andra krav
  • har inneburit ett tillbud eller miljöskada (ett tillbud är en händelse som har inneburit risk för miljöskada)

Vid internrevision kan avvikelser hittas i dokument gentemot krav (se internrevision)

När en avvikelse uppstår sker följande steg:

  • Avhjälpande åtgärder genomförs omedelbart vid behov.
  • All personal har ett ansvar att rapportera avvikelser till miljösamordnaren eller närmsta chef/ansvarig som i sin tur meddelar miljösamordnaren.
  • Miljösamordnaren dokumenterar avvikelsen på en avvikelseblankett.
  • All personal har möjlighet att lämna in förbättringsförslag, exempelvis på en förbättringsblankett.
  • Blanketten lämnas till miljösamordnaren.
  • Miljösamordnaren utreder och föreslår åtgärder, som bör genomföras snarast, på samma blankett. Miljösamordnaren tar hjälp av ledningsgruppen eller andra relevanta personer. Åtgärder kan vara både korrigerande (förhindrar att samma avvikelse uppstår igen) och förebyggande (förebygger att avvikelsen uppstår någon annanstans).
  • Stadsbyggnadsdirektören kan godkänna alla åtgärder.
  • Avdelningschefer kan godkänna åtgärder som gäller den egna avdelningen.
  • Miljösamordnaren följer upp att åtgärderna genomförts (se tidsplan). Uppföljning av åtgärder görs via protokollföring vid ledningsgruppens sammanträden. Beslutspunkter som berör miljöledningsssystemet specifikt dokumenteras särskilt under miljöledningsgruppens minnesanteckningar i systemet (\\Application82\Intranat\Miljoledning\Miljöledningsgruppen\minnesanteckningar).
  • För avvikelser som upptäckts vid internrevision kontrolleras även att de åtgärdats vid nästföljande internrevision (blankett för revisionsplan).
  • Återkoppling av inlämnade förslag sker till förslagsställaren av miljösamordnaren.

Åtgärder dokumenteras om relevant även i miljöledningsdokument såsom policy, mål, handlingsplaner eller rutiner.

Personliga verktyg