Dokumenthantering

Från Miljoledning

(Skillnad mellan versioner)
Hoppa till: navigering, sök
(Skapade sidan med 'Genomförande ==Dokumenttyper== Det finns två typer av dokument i miljöledningssystemet: *Styrande dokument - Dokument i ledningssystemet som styr aktiviteter i verksam…')
Rad 7: Rad 7:
Det finns två typer av dokument i miljöledningssystemet:  
Det finns två typer av dokument i miljöledningssystemet:  
-
*Styrande dokument - Dokument i ledningssystemet som styr aktiviteter i verksamheten t.ex. miljöpolicy, handlingsplaner, rutiner m.m.  
+
*'''Styrande dokument''' - Dokument i ledningssystemet som styr aktiviteter i verksamheten t.ex. miljöpolicy, handlingsplaner, rutiner m.m.  
-
*Redovisande dokument - Dokument som redovisar resultat av genomförda aktiviteter i miljöarbetet t.ex. protokoll, listor med mätdata, miljöredovisning, lista med miljöförslag m.m.
+
*'''Redovisande dokument''' - Dokument som redovisar resultat av genomförda aktiviteter i miljöarbetet t.ex. protokoll, listor med mätdata, miljöredovisning, lista med miljöförslag m.m.
   
   
Rad 16: Rad 16:
-
Dokumentstyrning sker med hjälp av versionshanteringen i EpiServer. Endast aktuella dokument visas på medarbetarportalen.  
+
Dokumentstyrning sker med hjälp av versionshanteringen i MiljöWikin. Endast aktuella dokument visas på medarbetarportalen.  
   
   
Rad 24: Rad 24:
==Namngivningsmodell för dokumentstyrningen - när dokument skapas utanför MiljöWikin==
==Namngivningsmodell för dokumentstyrningen - när dokument skapas utanför MiljöWikin==
-
Dokumenten namnges enligt Dokumentnamn_PA1.doc där PA1 står för Preliminär A-version nummer 1.
+
Dokumenten namnges enligt ''Dokumentnamn_PA1.doc'' där '''PA1''' står för ''Preliminär A-version nummer 1''.
-
När man ändrar dokumentet får det namnet Dokumentnamn_PA2.doc. Revisionsmarkeringen sker alltså med uppräkning av numret.
+
När man ändrar dokumentet får det namnet ''Dokumentnamn_PA2.doc''. Revisionsmarkeringen sker alltså med uppräkning av numret.
-
Beslutat dokument namnges: Dokumentnamn_A.doc som står för A-version.
+
Beslutat dokument namnges: ''Dokumentnamn_A.doc'' som står för '''A-version'''.
-
Vid en betydande ändring kommer dokumentet att få namnet Dokumentnamn_PB1.doc där P står för Preliminär, B för versionen och numret är löpnumret.
+
Vid en betydande ändring kommer dokumentet att få namnet ''Dokumentnamn_PB1.doc'' där '''P''' står för '''Preliminär''', '''B''' för versionen och numret är löpnumret.
-
När Dokumentet uppdateras får det namnet Dokumentnamn_PB2.doc och så vidare.
+
När Dokumentet uppdateras får det namnet ''Dokumentnamn_PB2.doc'' och så vidare.
-
Vid beslut till giltig status får dokumentet namnet Dokumentnamn_B.doc
+
Vid beslut till giltig status får dokumentet namnet ''Dokumentnamn_B.doc''
Och så  vidare....
Och så  vidare....

Versionen från 9 mars 2010 kl. 14.26

Genomförande


Innehåll

Dokumenttyper

Det finns två typer av dokument i miljöledningssystemet:

  • Styrande dokument - Dokument i ledningssystemet som styr aktiviteter i verksamheten t.ex. miljöpolicy, handlingsplaner, rutiner m.m.
  • Redovisande dokument - Dokument som redovisar resultat av genomförda aktiviteter i miljöarbetet t.ex. protokoll, listor med mätdata, miljöredovisning, lista med miljöförslag m.m.


Dokumentstyrning

Dokumentstyrning sker med hjälp av versionshanteringen i MiljöWikin. Endast aktuella dokument visas på medarbetarportalen.



Namngivningsmodell för dokumentstyrningen - när dokument skapas utanför MiljöWikin

Dokumenten namnges enligt Dokumentnamn_PA1.doc där PA1 står för Preliminär A-version nummer 1.

När man ändrar dokumentet får det namnet Dokumentnamn_PA2.doc. Revisionsmarkeringen sker alltså med uppräkning av numret.

Beslutat dokument namnges: Dokumentnamn_A.doc som står för A-version.

Vid en betydande ändring kommer dokumentet att få namnet Dokumentnamn_PB1.doc där P står för Preliminär, B för versionen och numret är löpnumret.

När Dokumentet uppdateras får det namnet Dokumentnamn_PB2.doc och så vidare.

Vid beslut till giltig status får dokumentet namnet Dokumentnamn_B.doc

Och så vidare....



Vid incheckning till MiljöWikin och Medarbetarportalen är det enbart giltiga dokument som visas. Då slopas namngivningskonventionen för namngivningen.


Uppdatering

Vid uppdatering av gamla eller tillkomst av nya styrande dokument sker följande:


  • Stadsbyggnadsdirektören signerar originaldokumentet som miljösamordnaren förvarar.
  • Miljösamordnaren uppdaterar dokumentförteckningen.
  • Miljösamordnaren ansvarar för att gamla dokument ersätts och berörda avdelningschefer informeras.
  • Avdelningschefer är ansvariga för att meddela berörda medarbetare.


Förvaring

Alla dokument sparas på medarbetarportalens filyta. Endast aktuella dokument visas i medarbetarportalen. Gamla versioner kan nås via filhanteraren. Versionshantering genom MiljöWikin, håller reda på aktualiteten och historiken hos dokumenten. Alla gamla dokument och versioner sparas.


Dokumentförteckning

I en dokumentförteckning på MiljöWikin listas alla giltiga dokument

Personliga verktyg