Dokumenthantering

Från Miljoledning

(Skillnad mellan versioner)
Hoppa till: navigering, sök
m (Skyddade Dokumenthantering ([edit=sysop] (på obestämd tid) [move=sysop] (på obestämd tid)))
 
(3 mellanliggande versioner visas inte.)
Rad 3: Rad 3:
   
   
-
==Dokumenttyper==
 
-
 
-
Det finns två typer av dokument i miljöledningssystemet:
 
-
 
-
*'''Styrande dokument''' - Dokument i ledningssystemet som styr aktiviteter i verksamheten t.ex. miljöpolicy, handlingsplaner, rutiner m.m.
 
-
 
-
*'''Redovisande dokument''' - Dokument som redovisar resultat av genomförda aktiviteter i miljöarbetet t.ex. protokoll, listor med mätdata, miljöredovisning, lista med miljöförslag m.m.
 
-
 
-
 
==Dokumentstyrning==
==Dokumentstyrning==
Rad 19: Rad 10:
   
   
-
 
    
    
Rad 49: Rad 39:
   
   
-
*Stadsbyggnadsdirektören signerar originaldokumentet som miljösamordnaren förvarar.  
+
*Stadsbyggnadsdirektören beslutar om antagna dokument.  
-
*Miljösamordnaren uppdaterar dokumentförteckningen.  
+
*Miljösamordnaren uppdaterar wikin.  
-
*Miljösamordnaren ansvarar för att gamla dokument ersätts och berörda avdelningschefer informeras.  
+
*Miljösamordnaren informerar berörda avdelningschefer.  
-
*Avdelningschefer är ansvariga för att meddela berörda medarbetare.  
+
*Avdelningschefer är ansvariga för att meddela berörda medarbetare.
-
 
==Förvaring==
==Förvaring==
Rad 65: Rad 54:
   
   
-
==Dokumentförteckning==
 
-
I en dokumentförteckning på MiljöWikin listas alla giltiga dokument
 
[[Kategori:Styrdokument]]
[[Kategori:Styrdokument]]
[[Kategori:Antaget dokument]]
[[Kategori:Antaget dokument]]

Nuvarande version från 2 februari 2018 kl. 14.46

Genomförande



Innehåll

Dokumentstyrning

Dokumentstyrning sker med hjälp av versionshanteringen i MiljöWikin. Endast aktuella dokument visas på medarbetarportalen.



Namngivningsmodell för dokumentstyrningen - när dokument skapas utanför MiljöWikin

Dokumenten namnges enligt Dokumentnamn_PA1.doc där PA1 står för Preliminär A-version nummer 1.

När man ändrar dokumentet får det namnet Dokumentnamn_PA2.doc. Revisionsmarkeringen sker alltså med uppräkning av numret.

Beslutat dokument namnges: Dokumentnamn_A.doc som står för A-version.

Vid en betydande ändring kommer dokumentet att få namnet Dokumentnamn_PB1.doc där P står för Preliminär, B för versionen och numret är löpnumret.

När Dokumentet uppdateras får det namnet Dokumentnamn_PB2.doc och så vidare.

Vid beslut till giltig status får dokumentet namnet Dokumentnamn_B.doc

Och så vidare....



Vid incheckning till MiljöWikin och Medarbetarportalen är det enbart giltiga dokument som visas. Då slopas namngivningskonventionen för namngivningen.

Uppdatering

Vid uppdatering av gamla eller tillkomst av nya styrande dokument sker följande:


  • Stadsbyggnadsdirektören beslutar om antagna dokument.
  • Miljösamordnaren uppdaterar wikin.
  • Miljösamordnaren informerar berörda avdelningschefer.
  • Avdelningschefer är ansvariga för att meddela berörda medarbetare.


Förvaring

Alla dokument sparas på medarbetarportalens filyta. Endast aktuella dokument visas i medarbetarportalen. Gamla versioner kan nås via filhanteraren. Versionshantering genom MiljöWikin, håller reda på aktualiteten och historiken hos dokumenten. Alla gamla dokument och versioner sparas.

Personliga verktyg