Stadsbyggnadskontorets kvalitetsledningssystem

Från Miljoledning

(Skillnad mellan versioner)
Hoppa till: navigering, sök
(Systematiskt arbetsmiljöarbete)
(Arbetsårets indelning)
 
(46 mellanliggande versioner visas inte.)
Rad 1: Rad 1:
Stadsbyggnadskontorets kvalitetsledningssystem består av dokument som beskriver organisationen och dess funktion samt stöddokument som styr förvaltningens olika processer. Denna del beskriver organisationen och de övergripande processer som inte specifikt beskrivs i verksamhetens processdokument.
Stadsbyggnadskontorets kvalitetsledningssystem består av dokument som beskriver organisationen och dess funktion samt stöddokument som styr förvaltningens olika processer. Denna del beskriver organisationen och de övergripande processer som inte specifikt beskrivs i verksamhetens processdokument.
 +
Förvaltningen har en '''[[Stadsbyggnadskontorets samverkansgrupp|samverkansgrupp]]''' för facklig samverkan. Det finns en '''[[Stadsbyggnadskontorets it-strategiska grupp|it-strategisk grupp]]''' som bereder it- och e-frågor. Det''' [[Systematiskt arbetsmiljöarbete|systematiska arbetsmiljöarbetet]]''' följs upp årligen, enligt centrala direktiv. '''[[Stadsbyggnadskontorets kris- och katastrofplan|Kris- och katastrofplanen]]''' för förvaltningen har förutom innehållet om vad som skall göras, de viktigaste - adresslistor till respektive anhöriga. I''' [[Miljöledningssystem|miljöledningssystemet]]''' hanteras alla rutiner för såväl miljöledningen som kvalitetsledningen.
-
==Stadsbyggnadskontorets organisation==
+
'''[[Stadsbyggnadskontorets värdegrund]]''' utgör en grundpelare i hur verksamheten bedrivs.  
-
Stadsbyggnadskontoret organiseras i tre ledningsgrupper och fem avdelningar som i sin tur kan underindelas i enheter beroende på arbetets art och behov.
+
-
===Ledningsgrupper===
+
-
====Verksamhetsstrategisk Ledningsgrupp====
+
-
Den verksamhetsstrategiska ledningsgruppen består av avdelningscheferna samt förvaltnignschefen. Denna ledningsgrupp sammanträder varannan vecka på måndag mellan 13.00 och 15.00. På dagordningen hanteras personalfrågor, ekonomi, organisationsfrågor, miljöledningsfrågor samt strategiska frågor för förvaltningen. Denna ledningsgrupp är huvudledningsgrupp för förvaltningen.
+
-
====Ärendestrategisk Ledningsgrupp====
 
-
Den ärendestrategiska ledningsgruppen, kallad ''strategisk ledningsgrupp'' sammanträder varje måndag mellan 09.00 och 11.00. Vid denna ledningsgrupp möts de handläggare och delar av ledningen som hanterar planstrategiska frågor.
 
-
====Teknikstrategisk Ledningsgrupp====
 
-
Den teknikstrategiska ledningsgruppen, för tillfället kallad ''LLG'', sammanträder varje tisdag mellan 13.00 - 14.30 på lantmäteriavdelningen, som tillika hanterar avdelningens frågor vid samma möte.
 
-
===Avdelningar===
 
-
====Administrativa avdelningen====
 
-
====Strukturavdelningen====
 
-
=====Trafikplaneringsenheten=====
 
-
====Planavdelningen====
 
-
====Bygglovavdelningen====
 
-
====Lantmäteriavdelningen====
 
-
=====Mätenheten=====
 
-
=====Lantmäterimyndigheten=====
 
-
=====Kart- och GIS-enheten=====
 
-
==Arbetsårets indelning==
 
-
Stadsbyggnadskontorets arbetsår har följande fasta punkter:
 
-
===Budgetarbetet påbörjas===
 
-
===Delårsrapporter===
 
-
===EVP===
 
-
===Styddsrond===
 
-
===Miljörevisioner===
 
-
==Samverkansgrupp==
+
==Stadsbyggnadskontorets organisation==
-
==It-strategisk grupp==
+
Stadsbyggnadskontoret organiseras i ett antal '''[[Stadsbyggnadskontorets ledningsgrupper|ledningsgrupper]]''' och fem '''[[Stadsbyggnadskontorets avdelningar|avdelningar]]''' som i sin tur underindelas i enheter beroende arbetets art och behov.
-
Den It-strategiska gruppen är ett beredande organ till förvaltnignens it-ansvarige (Jonas Andréasson) att bevaka och driva it-relaterade frågor på förvaltningen.
+
-
I den It-strategiska gruppen ingår:
+
-
Jimmie Simonsen, Benny Jonsson, Britta Duve-Hansen, Jonas Valentinson
+
-
==Systematiskt arbetsmiljöarbete==
+
-
Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1 ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras som arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Om det systematiska arbetsmiljöarbetet inte har fungerat bra ska det förbättras. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. (AFS 2001:1, § 2, 11)
+
-
§ 3
+
==Arbetsårets indelning==
-
Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.
+
-
 
+
-
§ 4
+
-
Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet
+
-
 
+
-
5 §
+
-
Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
+
-
Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till.
+
Hanteras numera i Stratsys, men följer i stort följande struktur:
-
Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.
+
'''Januari'''
-
6 §
+
*''Uppföljning av internbudget'' och ''årsanalys'' görs. Underlag brukar lämnas för sammanställning sista veckan i januari till Lisbeth.
-
Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
+
*''Miljöredovisningen'' görs och redovisas i årsanalysen.
 +
*Förvaltningens budgetarbete påbörjas.
-
Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om
+
'''Februari'''
-
– regler som har betydelse för arbetsmiljön,
+
*''Årsanalys'' färdig.
-
– fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall,
+
*Principer för lönesamtalet bestämmes
-
– åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt
+
-
- arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö.
+
-
Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.
+
'''Mars'''
 +
*''Bokslutsberedning''.
-
7 §
+
*Arbete med ''Uppföljning av internbudgeten per 31 mars'' påbörjas i mitten av månaden. Underlag lämnas i sista veckan för förvaltningens sammanställning.
-
Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet.
+
*Underlag till ''EVP''  ska lämnas till sammanställning inom förvaltningen omkring den 20 mars.
 +
*Lönesamtal genomförs.
-
8 §
+
'''April'''
-
Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet.  
+
*''Årsredovisning'' från Kommunfullmäktige resulterar i budget med konsekvensbeskrivning.
 +
*Omkring 5 april lämnas underlagen för ''Uppföljning av internbudgeten per 31 mars'' till sammanställning för att hinna nämndsbehandlas.
-
När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas.
 
-
Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte.
 
-
10 §
+
'''Maj'''
-
Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.  
+
*Budgetberedning.
-
Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras.
+
*Studieresa LG
-
12 §
+
'''Juni'''
-
När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.
+
*Semesterlista för LG för sommaren
-
+
*''EVP'' beslutas i KF
-
När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete.
+
*BN + berörda handläggare - bussresa i Lund
-
==Kris och katastrofplan==
+
'''Juli'''
-
Den viktigaste delen i denna är adresslistorna till närmast anhörig och uppgifter om återsamlingsplatser vid utrymning av arbetsplatsen.
+
-
==Stadsbyggnadskontorets värdegrund==
+
'''Augusti'''
 +
*Arbete med underlag för ''Uppföljning av internbudgeten'' och ''Delårsrapport per 31 augusti'' påbörjas i mitten av månaden. Underlag lämnas i sista veckan för förvaltningens sammanställning.
-
Stadsbyggnadskontorets värdegrund
+
'''September'''
-
Verksamheten är givetvis det allra viktigaste.  
+
*Omkring 5 september lämnas underlagen för ''Delårsrapport per 31 augusti'' till sammanställning för att hinna nämndsbehandlas.
-
En god verksamhet är beroende av goda medarbetare. Är dessa två faktorer på topp får vi automatiskt nöjda kunder.  
+
*Systematiska Arbetsmiljarbetet skall följas upp.
 +
*Omvälrldsspaningsseminarium
-
Jag har nedan försökt formulera vad stadsbyggnadskontoret bör stå för så som jag ser det. Jag tror att det är viktigt att formulera sig kort och tydligt, för att det skall finnas en möjlighet att hålla kontorets inriktning i huvudet. Värdegrunden har diskuterats av kontorets utökade ledningsgrupp och det som följer har alla i den guppen ställt oss bakom. Detta gäller därför nu som kontorets värdegrund.
+
'''Oktober'''
 +
*Delårsrapporten behandlas i KF och KS.
 +
*Anvisningar för årsredovisning klubbas i KS.
 +
*Arbetet med ''internbudgeten'' påbörjas.
 +
*Skyddsrond genomförs.
 +
*Medarbetarsamtal genomförs.
-
'''Stadsbyggnadskontoret i Lund'''
 
-
 
-
'''Verksamheten''' :
 
-
ser alltid till helheten och de hållbara lösningarna
 
-
värnar hög kvalitet i flexibel anda
 
-
genomför kontinuerlig omvärldsbevakning och utvecklar
 
-
verksamheten efter omvärldens behov
 
-
 
 
-
'''Medborgarna/Uppdragsgivarna''' :
+
'''November'''
-
möter medborgarna/uppdragsgivarna i dialog, snabbt och rättssäkert
+
*Årsredovisningsarbetet påbörjas som hamnar i ''Årsanalys''.
-
och med hög servicenivå
+
-
 
+
-
'''Medarbetarna''' :
+
-
står för medskapande medarbetarskap
+
-
tar tillvara medarbetarnas kunskaper och
+
-
speciella färdigheter
+
-
ger möjlighet till utveckling för alla med utgångspunkt
+
-
i verksamhetens bästa
+
 +
'''December'''
 +
*Semesterlista för LG för julen
 +
*Årsredovisning presenteras vid BN i December.
-
[[Miljöledningssystem]]
+
[[Kategori:Styrdokument]]
 +
[[Kategori:Ej ännu antaget dokument]]

Nuvarande version från 16 oktober 2019 kl. 13.48

Stadsbyggnadskontorets kvalitetsledningssystem består av dokument som beskriver organisationen och dess funktion samt stöddokument som styr förvaltningens olika processer. Denna del beskriver organisationen och de övergripande processer som inte specifikt beskrivs i verksamhetens processdokument.

Förvaltningen har en samverkansgrupp för facklig samverkan. Det finns en it-strategisk grupp som bereder it- och e-frågor. Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen, enligt centrala direktiv. Kris- och katastrofplanen för förvaltningen har förutom innehållet om vad som skall göras, de viktigaste - adresslistor till respektive anhöriga. I miljöledningssystemet hanteras alla rutiner för såväl miljöledningen som kvalitetsledningen.

Stadsbyggnadskontorets värdegrund utgör en grundpelare i hur verksamheten bedrivs.



Stadsbyggnadskontorets organisation

Stadsbyggnadskontoret organiseras i ett antal ledningsgrupper och fem avdelningar som i sin tur underindelas i enheter beroende på arbetets art och behov.

Arbetsårets indelning

Hanteras numera i Stratsys, men följer i stort följande struktur:

Januari

  • Uppföljning av internbudget och årsanalys görs. Underlag brukar lämnas för sammanställning sista veckan i januari till Lisbeth.
  • Miljöredovisningen görs och redovisas i årsanalysen.
  • Förvaltningens budgetarbete påbörjas.

Februari

  • Årsanalys färdig.
  • Principer för lönesamtalet bestämmes

Mars

  • Bokslutsberedning.
  • Arbete med Uppföljning av internbudgeten per 31 mars påbörjas i mitten av månaden. Underlag lämnas i sista veckan för förvaltningens sammanställning.
  • Underlag till EVP ska lämnas till sammanställning inom förvaltningen omkring den 20 mars.
  • Lönesamtal genomförs.

April

  • Årsredovisning från Kommunfullmäktige resulterar i budget med konsekvensbeskrivning.
  • Omkring 5 april lämnas underlagen för Uppföljning av internbudgeten per 31 mars till sammanställning för att hinna nämndsbehandlas.


Maj

  • Budgetberedning.
  • Studieresa LG

Juni

  • Semesterlista för LG för sommaren
  • EVP beslutas i KF
  • BN + berörda handläggare - bussresa i Lund

Juli

Augusti

  • Arbete med underlag för Uppföljning av internbudgeten och Delårsrapport per 31 augusti påbörjas i mitten av månaden. Underlag lämnas i sista veckan för förvaltningens sammanställning.

September

  • Omkring 5 september lämnas underlagen för Delårsrapport per 31 augusti till sammanställning för att hinna nämndsbehandlas.
  • Systematiska Arbetsmiljarbetet skall följas upp.
  • Omvälrldsspaningsseminarium

Oktober

  • Delårsrapporten behandlas i KF och KS.
  • Anvisningar för årsredovisning klubbas i KS.
  • Arbetet med internbudgeten påbörjas.
  • Skyddsrond genomförs.
  • Medarbetarsamtal genomförs.


November

  • Årsredovisningsarbetet påbörjas som hamnar i Årsanalys.

December

  • Semesterlista för LG för julen
  • Årsredovisning presenteras vid BN i December.
Personliga verktyg